Zakelijke mail in de spam? SPF, DKIM, DMARC en MX uitgelegd

Je stuurt een offerte en de klant zegt dat hij niets heeft ontvangen. Of je mail belandt steeds in de spam. Vaak ligt dat niet aan de inhoud van je mail, maar aan een paar regels in de DNS van je domein. Met MX, SPF, DKIM en DMARC laat je de rest van de wereld weten waar je mail binnenkomt en welke servers namens jou mogen versturen. In dit artikel lees je wat elk record doet en hoe je ze stap voor stap goed zet.

Waarom dit ertoe doet

Mailservers van ontvangers controleren bij elke binnenkomende mail of de afzender te vertrouwen is. Grote mailproviders zijn daar de afgelopen jaren strenger in geworden: wie geen goede SPF, DKIM en DMARC heeft, loopt meer kans dat mail in de spam belandt of wordt geweigerd. Tegelijk beschermen dezelfde instellingen je domein tegen misbruik: zonder deze records kan iemand anders vrij makkelijk mail versturen die van jouw domein lijkt te komen.

De vier records in gewone taal

• MX-record (Mail Exchange): vertelt waar mail voor jouw domein moet worden afgeleverd. Staat dit verkeerd, dan ontvang je geen mail.
• SPF (Sender Policy Framework): een TXT-record met een lijst van servers die namens jouw domein mail mogen versturen. Bijvoorbeeld je mailserver, maar ook je webshop of nieuwsbriefprogramma als die mail versturen met jouw adres als afzender.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): een digitale handtekening onder elke verzonden mail. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die in je DNS staat. Zo is te zien dat de mail echt van jouw server komt en onderweg niet is gewijzigd.
• DMARC: een beleid dat vertelt wat de ontvanger moet doen als SPF of DKIM niet klopt: niets (alleen rapporteren), in quarantaine (spam) of weigeren. Je kunt er ook rapporten mee ontvangen over wie mail met jouw domein verstuurt.

Stappenplan: in deze volgorde instellen

1. Inventariseer wie mail verstuurt met jouw domein als afzender: je mailbox, je website (contactformulieren), je webshop, je boekhoudpakket (facturen), je nieuwsbriefdienst. Vergeten afzenders zijn de meest voorkomende oorzaak van problemen.
2. Controleer het MX-record: wijst het naar de mailserver waar je mailboxen staan?
3. Zet één SPF-record met alle afzenders uit stap 1. Er mag maar één SPF-record per domein zijn; meerdere SPF-records geven fouten. Let ook op de limiet van tien DNS-opzoekingen binnen SPF.
4. Zet DKIM aan bij elke dienst die mail verstuurt, en plaats de bijbehorende sleutel als record in je DNS.
5. Begin DMARC met monitoren: een beleid dat alleen rapporteert (p=none). Lees een paar weken de rapporten om te zien of alle legitieme mail slaagt.
6. Verscherp DMARC stap voor stap naar quarantaine en uiteindelijk weigeren, zodra je zeker weet dat al je eigen mail correct is ingericht.

Hoe je records in je DNS aanpast, lees je in DNS wijzigen: zo werkt het.

Zo controleer je je huidige instellingen

• Gebruik een online controle voor mailinstellingen: je vult je domein in en ziet of MX, SPF, DKIM en DMARC aanwezig en geldig zijn.
• Stuur een mail naar een adres bij een grote mailprovider en bekijk in de bron van het bericht (vaak "origineel weergeven") of SPF, DKIM en DMARC als "pass" worden beoordeeld.
• Test ook de mail die je website of webshop verstuurt: vul je eigen contactformulier in of doe een proefbestelling.

Veelgemaakte fouten

• Twee SPF-records na het toevoegen van een nieuwe dienst. Voeg de nieuwe afzender toe aan het bestaande record.
• Webformulieren die mail versturen vanaf het adres van de bezoeker. Dat valt door SPF en DMARC heen. Laat het formulier versturen vanaf je eigen adres en zet de bezoeker als antwoordadres.
• DMARC meteen op weigeren zonder te monitoren. Dan kan legitieme mail, zoals facturen uit je boekhoudpakket, opeens niet meer aankomen.
• Bij een verhuizing van mail het MX-record vergeten, of het juist te vroeg omzetten voordat de nieuwe mailboxen klaarstaan.

Zakelijke mail op je eigen domein

Gebruik je nog een gratis adres of een adres van je internetprovider? Een e-mailadres op je eigen domeinnaam oogt professioneler, en je houdt het als je van provider wisselt. Bij IT Live kost zakelijke e-mail op je eigen domein €4,95 per mailbox per maand, en zetten we MX, SPF, DKIM en DMARC voor je goed. Heb je al mail bij een andere partij of je internetprovider, dan kunnen we je mail laten overzetten, inclusief de bestaande berichten. Een .nl-domein registreren kost €9,95 per jaar via domeinnaam registreren.

Lees ook: zakelijke e-mail op eigen domein (€4,95 p/m) · mail laten overzetten · DNS wijzigen · domeinnaam registreren · e-mailmarketing tips

← Terug naar de kennisbank