Privacyverklaring generator: wat moet er in je privacyverklaring?

Een privacyverklaring generator helpt je in een paar minuten aan een nette eerste versie van de privacyverklaring voor je website. Handig, want vrijwel elke bedrijfswebsite verwerkt persoonsgegevens: via een contactformulier, een nieuwsbrief, een offerteaanvraag of het meten van bezoekers.

Maar een gegenereerde tekst is pas goed als hij klopt met wat je echt doet. In dit artikel lees je wanneer je een privacyverklaring nodig hebt, welke onderdelen er volgens de AVG in horen, hoe hij verschilt van een cookieverklaring en een verwerkersovereenkomst, en hoe je een generator gebruikt zonder in de bekende valkuilen te trappen.

Wanneer heb je een privacyverklaring nodig?

Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele Europese Unie de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een van de kernregels: als je persoonsgegevens verwerkt, moet je mensen duidelijk vertellen wat je met hun gegevens doet. Op een website doe je dat met een privacyverklaring.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een herkenbaar persoon. Je verwerkt ze dus al snel, bijvoorbeeld als je:

• een contact- of offerteformulier op je site hebt;
• mensen laat inschrijven voor een nieuwsbrief;
• bezoekers meet met een analysetool;
• een webshop, klantportaal of afsprakensysteem hebt;
• een chat op je site gebruikt waarin mensen hun naam of telefoonnummer achterlaten.

Ook als je eenmanszaak bent of maar een paar aanvragen per maand krijgt, geldt de AVG. De omvang van je bedrijf maakt voor de informatieplicht geen verschil.

Wat moet er in een privacyverklaring staan?

De AVG schrijft voor welke informatie je moet geven. Een goede privacyverklaring is geschreven in gewone taal en behandelt in ieder geval deze onderdelen:

• Wie je bent: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en hoe mensen contact opnemen over privacy.
• Welke gegevens je verwerkt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en IP-adres.
• Waarvoor je die gegevens gebruikt: een offerte opstellen, een bestelling leveren, een nieuwsbrief sturen.
• Op welke grondslag: bijvoorbeeld toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.
• Hoe lang je gegevens bewaart, per soort gegevens.
• Met wie je gegevens deelt, zoals je hostingpartij, mailprovider, boekhoudpakket of nieuwsbriefdienst.
• Doorgifte buiten de EU: of dat gebeurt en met welke waarborgen.
• De rechten van betrokkenen: inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking en gegevensoverdraagbaarheid.
• Klachtrecht: dat mensen een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Cookies: welke je gebruikt, of een verwijzing naar je cookieverklaring.

Gebruik je geautomatiseerde besluitvorming, bijvoorbeeld software die zelfstandig aanvragen afwijst, dan moet je dat ook vermelden. Voor de meeste mkb-websites speelt dat niet, maar check het wel.

Hoe gebruik je een privacyverklaring generator?

Een generator stelt je een reeks vragen en zet je antwoorden om in een gestructureerde tekst. Met onze gratis privacyverklaring-generator werkt dat zo:

1. Verzamel eerst je gegevens. Maak een lijstje van alle plekken waar je persoonsgegevens binnenkrijgt: formulieren, nieuwsbrief, analytics, chat, betalingen, klantportaal.
2. Noteer je partijen. Welke diensten verwerken gegevens voor jou? Denk aan hosting, e-mail, nieuwsbrief, boekhouding en eventuele marketingtools.
3. Vul de generator in. Beantwoord de vragen naar waarheid en sla niets over omdat het lastig lijkt.
4. Lees de uitkomst kritisch. Schrap wat niet op jou van toepassing is en vul aan wat ontbreekt.
5. Publiceer en link. Zet de tekst op een eigen pagina en verwijs ernaar vanaf je site.

Het grote voordeel van een generator is dat je niets vergeet van de verplichte onderdelen en dat je een heldere structuur krijgt. Het werk dat overblijft, is controleren of alles klopt met je eigen praktijk.

Valkuilen: waar gaat het vaak mis?

Een privacyverklaring die niet klopt, is soms erger dan een korte maar eerlijke tekst. Let op deze veelgemaakte fouten:

• Blind kopiëren. Een tekst van een ander bedrijf noemt diensten die jij niet gebruikt en mist de diensten die je wel gebruikt.
• Te algemeen blijven. "Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig" zonder concrete termijnen is te vaag.
• Partijen vergeten. Een nieuwe nieuwsbriefdienst, chatwidget of analysetool toevoegen zonder de verklaring bij te werken.
• Geen grondslag noemen. Je moet per doel aangeven op welke grondslag je de gegevens verwerkt.
• Niet bijhouden. Je website verandert, je verklaring moet meeveranderen. Zet een datum van de laatste wijziging onderaan.
• Moeilijk taalgebruik. De AVG vraagt om begrijpelijke taal. Juridisch jargon maakt het voor bezoekers alleen onduidelijker.

Twijfel je over een specifieke situatie, zoals het verwerken van gezondheidsgegevens of gegevens van kinderen? Schakel dan een jurist of privacyspecialist in. Een generator en dit artikel zijn een hulpmiddel, geen juridisch advies.

Privacyverklaring, cookieverklaring en verwerkersovereenkomst: wat is het verschil?

Deze drie documenten worden vaak door elkaar gehaald, maar ze hebben elk een eigen doel.

Privacyverklaring

Een openbare tekst voor bezoekers en klanten. Je legt uit welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten mensen hebben.

Cookieverklaring

Een uitleg over de cookies en vergelijkbare technieken op je site: welke cookies, van wie, waarvoor en hoe lang. Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, zoals de meeste marketing- en trackingcookies, heb je vooraf toestemming nodig via een cookiemelding. De cookieverklaring mag een apart document zijn of een onderdeel van je privacyverklaring.

Verwerkersovereenkomst

Geen tekst voor bezoekers, maar een contract tussen jou en een partij die persoonsgegevens voor jou verwerkt, zoals je hostingpartij of mailprovider. Daarin staan afspraken over beveiliging, geheimhouding en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking stopt.

Wil je weten of je verder alles op orde hebt, zoals beveiliging, cookies en formulieren? Loop dan ook de AVG-checklist voor je website door.

Waar plaats je de privacyverklaring op je website?

Een privacyverklaring helpt alleen als mensen hem kunnen vinden. Zet hem daarom op een vaste, logische plek:

• In de footer, met de linktekst "Privacyverklaring", zodat hij op elke pagina bereikbaar is.
• Bij elk formulier, met een korte zin zoals "We gebruiken je gegevens alleen om je aanvraag te beantwoorden" en een link naar de volledige verklaring.
• Bij de inschrijving voor je nieuwsbrief, zodat duidelijk is waarvoor iemand zich aanmeldt.
• In je cookiemelding, met een link naar de cookie- of privacyverklaring.

Gebruik een vast, kort adres zoals /privacy of /privacyverklaring. Zo kun je er ook in e-mails en offertes eenvoudig naar verwijzen.

Je privacyverklaring actueel houden

Een privacyverklaring is geen document dat je één keer schrijft en daarna vergeet. Werk hem bij als je een nieuw formulier toevoegt, een andere mailprovider kiest, een chat op je site zet of gaat adverteren met trackingpixels.

Een handige gewoonte: koppel de controle aan je vaste websitebeheer. Bij website onderhoud voor €79 per maand houden we je site, plug-ins, SSL en back-ups bij. Dat is een goed moment om ook te kijken of er nieuwe diensten zijn bijgekomen die in je verklaring moeten.

Vergeet daarbij de beveiliging niet: de AVG vraagt ook dat je gegevens passend beschermt. Formulieren horen daarom altijd via een versleutelde verbinding te lopen, met een geldig SSL-certificaat op je site.

Zet onderaan altijd de datum van de laatste wijziging. Dan zien bezoekers dat de tekst actueel is, en weet je zelf wanneer je hem voor het laatst hebt nagelopen.