Een goede documentatie helpt uw medewerkers om snel en efficiënt informatie te vinden en taken uit te voeren. In deze how-to leert u hoe u een efficiënte documentatie opzet voor uw organisatie.
-
Bepaal de doelstellingen van uw documentatie
Bepaal wat u wilt bereiken met uw documentatie en wie uw doelpubliek is. Dit helpt u om de inhoud en de structuur van uw documentatie te bepalen.
-
Kies een documentatietool
Kies een tool die past bij uw organisatie, zoals een wiki, een documentbeheersysteem of een kennisbank. Bekende opties zijn Confluence, SharePoint en Notion.
-
Structuur uw documentatie
Maak een duidelijke structuur voor uw documentatie, met categorieën en subcategorieën die logisch zijn voor uw organisatie. Gebruik een consistente naamgeving en ordening.
-
Maak een inhoudsopgave
Maak een inhoudsopgave die alle belangrijke onderwerpen en categorieën bevat. Dit helpt uw medewerkers om snel te vinden wat ze nodig hebben.
-
Schrijf duidelijke en korte artikelen
Schrijf artikelen die duidelijk, kort en to-the-point zijn. Gebruik voorbeelden en afbeeldingen om complexe onderwerpen te verduidelijken.
-
Houd uw documentatie up-to-date
Houd uw documentatie up-to-date door regelmatig te controleren of de informatie nog actueel is en of er nieuwe onderwerpen moeten worden toegevoegd.
-
Maak uw documentatie toegankelijk
Maak uw documentatie toegankelijk voor alle medewerkers, door een duidelijke link te plaatsen op uw intranet of door een zoekfunctie te implementeren.